310-4-21310-4-21
Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 16, ausgegeben zu Bonn am 1. April 2020
745
Verordnung über die elektronische Aktenführung bei den obersten Gerichten des Bundes nach § 298a der Zivilprozessordnung, § 14 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit, § 46e des Arbeitsgerichtsgesetzes, § 65b des Sozialgerichtsgesetzes, § 55b der Verwaltungsgerichtsordnung und § 52b der Finanzgerichtsordnung
Vom 27. März 2020
Auf Grund des § 298a Absatz 1 Satz 2 in Verbindung mit Satz 4 sowie des Absatzes 1a Satz 2 und 3 der Zivilprozessordnung, von denen Absatz 1 Satz 4 durch Artikel 11 Nummer 4 Buchstabe b des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) geändert worden ist und Absatz 1a Satz 2 und 3 durch Artikel 11 Nummer 4 Buchstabe c des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) eingefügt worden ist, des § 14 Absatz 4 Satz 1 und 2 in Verbindung mit Satz 4 sowie des Absatzes 4a Satz 2 und 3 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit, von denen Absatz 4 Satz 1 durch Artikel 2 Nummer 2 Buchstabe c Doppelbuchstabe aa und Absatz 4 Satz 2 durch Artikel 2 Nummer 2 Buchstabe c Doppelbuchstabe bb des Gesetzes vom 10. Oktober 2013 (BGBl. I S. 3786) sowie Absatz 4 Satz 4 zuletzt durch Artikel 13 Nummer 3 Buchstabe c des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) geändert worden ist und Absatz 4a Satz 2 und 3 durch Artikel 13 Nummer 3 Buchstabe d des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) eingefügt worden ist, des § 46e Absatz 1 Satz 2 in Verbindung mit Satz 4 sowie des Absatzes 1a Satz 2 und 3 des Arbeitsgerichtsgesetzes, von denen Absatz 1 Satz 2 zuletzt durch Artikel 4 Nummer 3 des Gesetzes vom 30. Oktober 2008 (BGBl. I S. 2122) und Absatz 1 Satz 4 zuletzt durch Artikel 16 Nummer 3 Buchstabe b des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) geändert worden ist und Absatz 1a Satz 2 und 3 durch Artikel 16 Nummer 3 Buchstabe c des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) eingefügt worden ist,
des § 65b Absatz 1 Satz 2 in Verbindung mit Satz 3 und 5 sowie des Absatzes 1a Satz 2 und 3 des Sozialgerichtsgesetzes, von denen Absatz 1 Satz 2 und 3 durch Artikel 4 Nummer 3 des Gesetzes vom 22. März 2005 (BGBl. I S. 837) eingefügt worden ist, Absatz 1 Satz 5 zuletzt durch Artikel 18 Nummer 2 Buchstabe a des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) geändert worden ist und Absatz 1a Satz 2 und 3 durch Artikel 18 Nummer 2 Buchstabe b des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) eingefügt worden ist, des § 55b Absatz 1 Satz 2 in Verbindung mit Satz 3 und 5 sowie des Absatzes 1a Satz 2 und 3 der Verwaltungsgerichtsordnung, von denen Absatz 1 Satz 2 und 3 durch Artikel 2 Nummer 2 des Gesetzes vom 22. März 2005 (BGBl. I S. 837) eingefügt worden ist, Absatz 1 Satz 5 zuletzt durch Artikel 20 Nummer 2 Buchstabe a des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) geändert worden ist und Absatz 1a Satz 2 und 3 durch Artikel 20 Nummer 2 Buchstabe b des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) eingefügt worden ist, sowie des § 52b Absatz 1 Satz 2 in Verbindung mit Satz 3 und 5 sowie des Absatzes 1a Satz 2 und 3 der Finanzgerichtsordnung, von denen Absatz 1 Satz 2 und 3 durch Artikel 3 Nummer 2 des Gesetzes vom 22. März 2005 (BGBl. I S. 837) eingefügt worden ist, Absatz 1 Satz 5 zuletzt durch Artikel 22 Nummer 4 Buchstabe a des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) geändert worden ist und Absatz 1a Satz 2 und 3 durch Artikel 22 Nummer 4 Buchstabe b des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) eingefügt worden ist, verordnet die Bundesregierung:
746
Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 16, ausgegeben zu Bonn am 1. April 2020
Artikel 1 Verordnung über die elektronische Aktenführung bei den obersten Gerichten des Bundes in der Zivilgerichtsbarkeit und in den Fachgerichtsbarkeiten (Bundesgerichte-Aktenführungsverordnung BGAktFV)
§1 Anwendungsbereich Diese Verordnung gilt für die Führung von elektronischen Prozess- und Verfahrensakten bei den obersten Gerichten des Bundes nach § 298a der Zivilprozessordnung, § 14 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit, § 46e des Arbeitsgerichtsgesetzes, § 65b des Sozialgerichtsgesetzes, § 55b der Verwaltungsgerichtsordnung sowie § 52b der Finanzgerichtsordnung. §2 Einführung der elektronischen Akte Die Akten können ab dem 2. April 2020 elektronisch geführt werden. Die Präsidentin oder der Präsident des jeweiligen Gerichts bestimmt durch Verwaltungsanordnung die Verfahren, in denen die Akten elektronisch geführt werden. Die Verwaltungsanordnung ist im Bundesanzeiger bekannt zu machen sowie auf der Internetseite des jeweiligen Gerichts zu veröffentlichen. §3 Struktur und Format der elektronischen Akten; Repräsentat (1) In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind (§ 130c der Zivilprozessordnung, § 14a des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit, § 46f des Arbeitsgerichtsgesetzes, § 65c des Sozialgerichtsgesetzes, § 55c der Verwaltungsgerichtsordnung, § 52c der Finanzgerichtsordnung), werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert. (2) Die nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; diese Dokumente bilden das Repräsentat. Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitionsund Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. An die Stelle von Signaturdateien treten im
Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können. (3) Bei der elektronischen Aktenführung sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um bei der elektronischen Übermittlung von elektronischen Akten einen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML beizufügen, der den nach § 7 bekanntgemachten Definitions- oder Schemadateien entspricht. Der Datensatz enthält mindestens Folgendes: 1. die Bezeichnung des Gerichts; 2. das Aktenzeichen des Verfahrens; 3. die Bezeichnung der Parteien oder Verfahrensbeteiligten; 4. die Angabe des Verfahrensgegenstandes; 5. sofern bekannt, das Aktenzeichen eines denselben Verfahrensgegenstand betreffenden Verfahrens und die Bezeichnung der die Akten führenden Stelle; 6. die Information darüber, ob und in welchem Umfang die Aktenführung oder die Bearbeitungsbefugnis an die empfangende Stelle abgegeben werden soll oder ob nur ein Repräsentat der elektronischen Akte übersandt wird. §4 Bearbeitung der elektronischen Akte (1) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind. (2) Es ist sicherzustellen, dass in der elektronischen Akte alle Bearbeitungsvorgänge nachvollzogen werden können. Es ist insbesondere sicherzustellen, dass nachvollzogen werden kann, welche Stelle die Akte zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat. (3) Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Akte nur von der jeweils lese- und schreibberechtigten Stelle eingesehen und bearbeitet werden kann. Dies gilt auch, wenn die Lese- und Schreibrechte nur teilweise auf eine andere Stelle übergehen. §5 Barrierefreiheit Elektronische Akten und Verfahren zur elektronischen Aktenführung und -bearbeitung sollen technisch so gestaltet werden, dass sie, soweit technisch möglich, barrierefrei zugänglich und nutzbar sind. Hierzu sollen die Anforderungen an die Barrierefreiheit im Sinne der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung vom 12. September 2011 (BGBl. I S. 1843), die zuletzt durch Artikel 1 der Verordnung vom 21. Mai 2019 (BGBl. I S. 738) geändert worden ist, in der je-
Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 16, ausgegeben zu Bonn am 1. April 2020
747
weils geltenden Fassung bereits bei der Planung, Entwicklung, Ausschreibung und Beschaffung beachtet werden. §6 Ersatzmaßnahmen Im Fall technischer Störungen der elektronischen Aktenführung kann angeordnet werden, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist. Art und Dauer der Störung sind zu dokumentieren. Bei anhaltenden technischen Störungen ist das zuständige Bundesministerium zu unterrichten. §7 Bekanntmachung technischer Anforderungen Die Bundesregierung macht im Bundesanzeiger und auf der Internetseite www.justiz.de die Definitions- oder Schemadateien bekannt, die für die Erzeugung eines strukturierten maschinenlesbaren Datensatzes nach § 3 Absatz 3 genutzt werden sollen. Die technischen Berlin, den 27. März 2020
Anforderungen an die Definitions- oder Schemadateien können mit einer Mindestgültigkeitsdauer und einem Ablaufdatum versehen werden.
Artikel 2 Änderung der Bundesgerichte-Aktenführungsverordnung
§ 2 der Bundesgerichte-Aktenführungsverordnung vom 27. März 2020 (BGBl. I S. 745) wird wie folgt gefasst: ,,§ 2 In Papierform angelegte Akten Akten, die in Papierform angelegt wurden, können in Papierform weitergeführt werden."
Artikel 3 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt vorbehaltlich des Satzes 2 am Tag nach der Verkündung in Kraft. Artikel 2 tritt am 1. Januar 2026 in Kraft.
Die Bundeskanzlerin Dr. A n g e l a M e r k e l Die Bundesministerin der Justiz und für Verbraucherschutz Christine Lambrecht